Gestion des visiteurs, exposants et partenaires

Pourquoi faire appel à LAProd’ ?

Être accompagné pour la gestion des visiteurs, exposants et partenaires de votre évènement est la garantie d’une expérience sereine et optimale pour tous les acteurs qui prennent part à votre projet.

Grâce à une expérience de plus de 14 ans et à une connaissance de toute la chaîne d’organisation événementielle, vous bénéficiez d’une gestion optimale des acteurs de votre projet. Vous avez ainsi toutes les chances de laisser un souvenir positif à vos participants, et de pérenniser votre événement.

Gérer tous les acteurs

Un projet événementiel réunit en un même lieu visiteurs, exposants et partenaires/sponsors de l’événement. La gestion de tous ces acteurs représente une étape incontournable afin de marquer les esprits, de laisser une image positive et de pérenniser votre événement (si telle est votre intention).

“Une bonne gestion des visiteurs, des exposants et des partenaires est un élément clé de la préparation et du déroulement d’un événement. Par exemple, il est possible de faire la différence avec des outils efficaces et intuitifs au moment de l’inscription, pour marquer les esprits et faire une première bonne impression. Tout doit être irréprochable pour que le message véhiculé par l’événement lui-même ne soit pas impacté par ces aspects de gestion.”

LAProd'

Ma méthodologie

Découvrez la méthodologie LAProd’ pour la gestion des flux :

Étape 1 : Etude des différents acteurs

En premier lieu, nous faisons un état des lieux des différentes typologies de participants attendues (visiteurs, exposants, intervenants, etc), ainsi que la nomenclature qui encadre ces différents profils (secteurs d’activités, recherchés, offres, etc).

Étape 2 : Étude des moyens de gestion des flux

Dans la suite logique de la gestion des différents acteurs, je propose une solution digitale pour la gestion des inscrits en ligne. Au fil de mes expériences, j’ai pu tester de nombreux outils de gestion des flux, et j’ai travaillé à l’élaboration d’un outil sur-mesure, avec un partenaire privilégié pour sa mise en place technique. L’outil s’appelle Meent, une plateforme que j’affectionne donc particulièrement pour sa complétude de services dans toutes les phases de l’évènement. Il est un véritable assistant au quotidien dans la gestion d’un événement !
Si besoin, je propose également un plan d’implantation de votre événement en tenant compte des contraintes du lieu et du parcours participants selon les typologies validé par vos soins. Ce plan sera élaboré par mon partenaire designer d’espace.

Étape 3 : Mise en place des moyens de gestion des flux

Je travaille ensuite la mise en place de l’outil digital, pour un salon, cette plateforme prendra en charge l’a gestion des visiteurs, la gestion des exposants amont et sur site, la génération automatique de badges, l’organisation de rendez-vous BtoB, l’élaboration de requêtes, l’envoi d’e-mails, etc.…
Également nous effectuons la mise en place des moyens de gestion physiques de tous les acteurs attendus sur l’évènement en amont et pendant l’installation du projet. Ces moyens varient en fonction du lieu et des besoins, mais il peut s’agir, par exemple, de limiter l’attente des exposants au minimum à l’aide d’un accueil dédié. Nous pourrons également mettre en place une signalétique par typologie de participant, afin de fluidifier l’accès à l’événement.
Enfin, dans ce contexte pandémique, il est évident que les protocoles d’accueil et d’accès seront adaptés à la situation.

Mes atouts

Qualité des échanges

À votre écoute tout au long du processus, vos demandes et attentes sont au centre de mes priorités.

Disponibilité et réactivité

Une interlocutrice présente et proactive dans le suivi de votre projet, avec une réponse garantie sous 24h à vos demandes.

Transparence

LAProd’ met à votre disposition l’intégralité des documents relatifs au projet sur un serveur dédié.

Maîtrise des bonnes pratiques

Maîtrise de toute la chaîne d’organisation et des bonnes pratiques du secteur évènementiel.

14 ans d’expérience

Forte de 14 ans d’expérience dans le domaine de l’évènementiel avec de nombreux projets à mon actif.

Un réseau d’experts éprouvés

Mise à disposition d’un réseau de professionnels pertinent au sein de la sphère économique locale.

La vision LAProd’

Nos objectifs communs

Chronologiquement, la gestion des acteurs d’un évènement vise à :

Faciliter la phase de préparation du projet avec des outils fiables et éprouvés.
Simplifier et optimiser l’installation de votre évènement pour tous les professionnels concernés.
Rendre l’expérience de vos visiteurs positive en soignant l’accueil avec du personnel souriant et qualifié, par exemple.

Finalement, l’objectif à long terme est de pérenniser votre évènement en fidélisant tous les acteurs qui y ont pris part, et potentiellement en attirant de nouveaux visiteurs afin de faire croître votre impact dans le secteur d’activité visé.

Quelques bonne pratiques ?

Ci-dessous, quelques exemples de bonnes pratiques pour cette gestion :

Définir toutes les typologies de participants afin de faciliter leur inscription.
Soigner tous les aspects de l’accueil, il sera la première image de votre événement auprès des participants !
Communiquez avec vos publics, donnez leur des informations utiles pour faciliter leur accès sur site.
Interrogez-les ! Prenez le temps d’étudier leur feed-back, ils vous permettront de travailler sur des axes d’amélioration.

Un exemple d'évènement réussi et perenne ?

Pendant 10 ans, j’ai organisé une soirée qui rassemble 800 entrepreneurs à Bordeaux,
toujours dans des lieux atypiques. L’accueil a toujours été LE défi de cette soirée ! L’objectif était donc de faire entrer 800 personnes dans une salle en un temps record. La méthode initiale faisait appel à des listes en papier et l’accueil pouvait prendre 1h30. Puis cette phase de la soirée a été digitalisée et a réduit l’attente à 30 minutes
Bien sûr, il y a toujours des retardataires, des absents, des participants qui n’apparaissent sur aucune liste et qui viennent perturber l’organisation, mais pour ceux-là, il suffit de s’armer d’un large sourire, de communiquer ensemble, et on finit forcément par trouver une solution !