Gestion de la logistique

Gestion de la logistique :
Pourquoi faire appel à LAProd’ ?

Bénéficier d’un accompagnement en gestion de la logistique est la garantie du bon déroulement de votre évènement. Grâce à notre expérience, nous sommes en mesure d’optimiser les process logistiques existants sur votre projet et d’anticiper les possibles aléas. Nous apportons un regard neuf sur vos problématiques, tout en restant en accord avec vos attentes.

Gérer l’ensemble de votre logistique

Élément clé d’un évènement, la gestion de la logistique assure un déroulement optimal et fluide de tous les aspects du planning, de façon à ce que chaque se déroule au bon moment, et que votre événement « joue » à l’heure donnée. C’est notre mission !

Notre méthodologie

L’accompagnement à la gestion logistique de votre événement comporte différentes étapes :

Étude du lieu : réalisation de repérages, prise de photos, de côtes. Cette étude permet de s’imprégner du lieu, pour mieux se projeter.
Organisation : consiste au suivi du rétroplanning et à la planification des différentes étapes de l’organisation de l’événement et de l’intervention de chaque prestataire, en temps réel.
Anticipation : consiste à prévoir les impondérables tels que la météo, les heures de grand trafic…
Reformulation des demandes : pour recevoir des devis clairs, sans surprises et adaptés.

Le tout doit être réalisé avec la plus grande réactivité, de façon à répondre aux prestataires rapidement et à ne laisser aucune place au hasard ou à l’incertitude.

Étape 1 : Le repérage

Comme mentionné plus haut, le repérage consiste dans une visite du lieu afin de s’en imprégner et de se projeter.
Idéalement, nous effectuons la prise toutes les côtes et nous relevons les spécificités du lieu,
Enfin,nous conçois la scénographie de l’évènement en adéquation avec les attentes du client.

Étape 2 : Ajustement du cahier des charges

Les grandes lignes de l’événement ayant été établies, il s’agit désormais d’entrer dans le vif du sujet et d’apporter des éléments précis, clairs et pertinents aux prestataires identifiés. C’est sur la base de ces précisions qu’ils rédigeront l’ensemble de leurs propositions.
Une fois ces propositions étudiées et analysées, nous revenons vers vous avec un comparatif détaillé de chacune des offres et la liste de celles que nous vous préconisons de sélectionner.
Sur la base de vos choix, nous établissons la liste définitive de vos prestataires.

Étape 3 : Mise au point opérationnelle

La mise au point opérationnelle est sans doute l’étape la plus longue et la plus importante de cette gestion de la logistique. En effet, c’est lors de cette étape que nous échangeons le plus avec l’ensemble des prestataires.
Ces échanges consistent à ajuster les plans d’implantation et à régler tous les détails, anticiper au maximum les aléas.
Cette mise au point permet de fluidifier la collaboration avec les prestataires tout en leur permettant de travailler de façon plus efficace.

Nos atouts

Qualité des échanges

À votre écoute tout au long du processus, vos demandes et attentes sont au centre de nos priorités.

Disponibilité et réactivité

Des interlocuteurs présents et proactifs dans le suivi de votre projet, avec une réponse garantie sous 24h à vos demandes.

Transparence

LAProd’ met à votre disposition l’intégralité des documents relatifs au projet sur un serveur dédié.

Maîtrise des bonnes pratiques

Maîtrise de toute la chaîne d’organisation et des bonnes pratiques du secteur évènementiel.

17 ans d’expérience

Près de 200 événements gérés, de 10 à 10 000 personnes

Un réseau d’experts éprouvés

Mise à disposition d’un réseau de professionnels pertinent au sein de la sphère économique locale.

La vision LAProd’

Comment organiser les échanges avec les clients ?

LAProd’ met à votre disposition un espace en ligne où vous pourrez retrouver toutes les ressources et les documents propres à votre projet, que ce soit un salon, un séminaire, un congrès, etc. Ce drive permet partager avec transparence tous les documents nécessaires (devis validés, offres détaillées, plan à jour, suivi de facturation, budget détaillés etc.) et de les rendre consultables à tout moment.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

Les maîtres mots en logistique :

Organisation : tout doit être fait de façon logique en temps et en heure.
Anticipation : prévoir tous les cas de figures et ne rien laisser au hasard.
Précision : formuler des demandes précises et pertinentes pour recevoir des réponses claires et adaptées.
Réactivité : faire preuve de calme et de créativité face aux aléas qui peuvent se produire pour respecter le bon déroulement de l’évènement.

Quelles sont les problématiques les plus délicates pour ce type de mission ?

Ce sont celles qui au-delà d’être imprévisibles, sont incontrôlables : par exemple la météo.. un orage qui s’invite, une tempête qui perturbe un montage, la météo est bien la pire problématique pour un événement, surtout pour ceux qui se déroulent en extérieur.

Organisation événementielle et gestion de la logistique : comment faire face à des imprévus ?

Dans l’accompagnement d’un événement, on peut être confronté à tout type d’imprévus.
Qu’il s’agisse d’une météo capricieuse, d’un poids-lourd disparu pendant deux jours en plein montage, d’une manifestation, de soucis d’impression de signalétique, ou encore de toilettes livrées sans clé, etc. nous avons été confrontés à tous types d’imprévus improbables.
Le tout est de savoir les gérer avec patience, réactivité et un large sourire, de façon à ce que l’événement puisse se tenir le jour J. dans les meilleures conditions possibles. A ce jour, nous n’avons encore jamais failli à notre tâche !

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